Client Onboarding Portal
Cómo ordenamos el alta de clientes de una pyme de servicios en Asunción para que el sitio web deje de ser un folleto y empiece a medir rendimiento comercial.
El encargo y por qué llegó hasta acá
Una pyme de servicios profesionales en Asunción facturaba bien por recomendación, pero cada cliente nuevo pasaba por un proceso manual: formulario de contacto genérico, correos sueltos, planillas compartidas por WhatsApp y una carpeta en Drive que nadie terminaba de llenar. El sitio web existía, tenía tráfico decente, y sin embargo nadie podía decir cuántas consultas se convertían en clientes activos ni cuánto tardaba ese paso.
El pedido no era rediseñar la marca. Era construir un punto de entrada medible: un portal de alta donde el cliente nuevo complete sus datos, firme el acuerdo, cargue documentación y vea el estado de su expediente. Todo dentro del mismo dominio, sin sumar herramientas costosas ni depender de un desarrollador interno que no existía.
Qué se hizo, paso por paso
Primero auditamos el flujo actual con Google Analytics 4 y Tag Manager. Instrumentamos eventos en el formulario de contacto, en la descarga de la propuesta y en el primer correo de respuesta. Con dos semanas de datos quedó claro dónde se caía la gente: el 60% abandonaba el formulario en el campo de RUC, y el tiempo medio entre consulta y primer contacto superaba las 40 horas.
Con ese diagnóstico armamos el portal en tres etapas. La primera fue un formulario corto de alta con validación de RUC y carga de documentos en formato PDF. La segunda, un panel de estado donde el cliente ve en qué etapa está su expediente. La tercera, la integración con la casilla de correo para que cada movimiento genere una notificación automática y quede registrado en el historial.
En paralelo trabajamos la velocidad. El sitio cargaba en 4,8 segundos en móvil por imágenes sin comprimir y tres scripts de terceros que nadie usaba. Bajamos a 1,9 segundos con compresión, carga diferida y eliminación de lo innecesario. No cambiamos el hosting.
Qué se puede medir hoy
El portal de alta está en producción desde hace cuatro meses. El tiempo medio entre consulta y primer contacto bajó de 40 horas a 6. La tasa de abandono del formulario de alta quedó por debajo del 18%. El equipo comercial ahora abre el día revisando el panel de expedientes en lugar de la bandeja de entrada.
Lo que no resolvimos: la firma digital sigue siendo manual, con impresión y escaneo. Es la próxima etapa, pero requiere validar primero qué tipo de firma acepta la contraparte en cada tipo de contrato. Tampoco tocamos la facturación electrónica, que quedó fuera del alcance acordado.
Si su pyme está en una situación parecida, con tráfico que no se traduce en clientes medibles, el punto de partida es el mismo: instrumentar antes de rediseñar. Puede ver otros casos en proyectos o escribirnos desde contacto para revisar su caso puntual.
